Fiscalização Microsoft como funciona?

Sua empresa recebeu um e-mail da Microsoft com o assunto “Microsoft Compliance & Consultoria” solicitando o preenchimento de uma planilha com todos os ativos Microsoft que sua possui ?

Calma!

Essa não é uma situação incomum de acontecer e vamos falar um pouco sobre esse assunto.

O que é isso ?

É um processo administrativo comercial de fiscalização Microsoft.

E sim, sua empresa está passando por esse procedimento, e não é opcional.

Esse processo é comandado pelo Departamento de Políticas e Licenciamento da própria Microsoft e visa combater o uso de software “piratas” ou “sem licenciamento”.

E em algumas empresas existe os dois cenários. mais a frente vamos explicar as diferenças.

Na prática o processo geralmente acontece nas seguintes etapas;

Contato Microsoft com a solicitação das informações.
Preenchimento das planilhas DS (Declaração de Implementação da Microsoft) e QCE (Questionário Cenário da Empresa) e PUA (Posição Utilização Atual)
Envio da planilha a Microsoft.
Geralmente após alguns dias a Microsoft solicita as notas ficais de todas as licenças.
Envio das notas ficais
Resposta da Microsoft com o resultado da análise, se positivo agradecendo a colaboração.
E se negativo indicando a quantidade e quais licenças o cliente deve adquirir e estipulando o prazo para envio das notas fiscais de compra destes softwares.

Como identificar se realmente é a Microsoft?

Geralmente o primeiro contato é feito por telefone pelo time de Compliance. O agente da Microsoft informa que há suspeita de utilização irregular de softwares de propriedade da Microsoft.

A Microsoft sempre enviará seus e-mails utilizando o domínio oficial que @microsoft.com, todo e-mail consta o nome do agente Microsoft e o telefone 0800.

Mas em caso de dúvida é possível entrar em contato diretamente com a Microsoft pelo site oficial no endereço https://support.microsoft.com/contactus e solicitar mais informações.

Qual a diferença entre de softwares sem licença ou pirateados?

Essa é uma dúvida muito comum entre os empresários que se deparam com um processo de Fiscalização Microsoft.

Essa dúvida, dentre outros fatores fazem toda a diferença no momento do preenchimento da planilha e neste processo de maneira geral.

Vamos explicar!

Software Pirata

Antigamente era encontrado sendo comercializado em CD’s ou DVD’s na rua por vendedores ambulantes.

Porém, é mais comum encontrar esses softwares em sites de download de softwares ou torrent. E com programas atrelados para quebrar ou burlar os mecanismos de conferência de genuinidade do fabricante.

Software sem licenciamento

Atualmente é a situação mais comum de se encontrar nas empresas, e observamos que o empresário muitas vezes não tem ideia que está cometendo uma irregularidade.

O software quase sempre tem sua utilização já definida nos termos e contrato de licenciamento daquele software, por exemplo, um Office Home & Student 2019, comprado em uma loja oficial e com nota fiscal sendo utilizado em uma empresa, é um software sem licenciamento. Por que?

Porque a versão Home & Student só pode ser utilizada por pessoas físicas em ambiente residencial, não sendo permitido em ambiente comercial.

O mesmo acontece com o Microsoft 365 Personal, se utilizado em uma empresa está irregular.

Porém um Windows Home em sua versão OEM, com nota fiscal faturada em nome de uma empresa pode ser utilizado em ambiente comercial. Isso pois a Microsoft não se opõe a essa utilização no contrato de uso deste software.

Outro exemplo, podemos citar um empresa que comprou um Servidor já com o Windows Server Standard, porém não possuí mais a nota fiscal de compra em seu nome.

A Microsoft no processo de fiscalização ao solicitar a Nota Fiscal e a empresa sem a possibilidade do envio da mesmo, o software será considerado sem licenciamento.

E a Microsoft poderá solicitar novamente a compra deste software, mesmo sendo um software original e de origem licita.

Essas situações apresentadas acima são apenas dois pequenos exemplos. Existem muitas outras regras e condições de licenciamento, por isso é importante contar com a ajuda de um profissional neste momento da Fiscalização Microsoft.

Fale com um especialista ITS TI!

Sei que existe software sem licenciamento em minha empresa, o que faço?

O processo de fiscalização Microsoft requer o fornecimento de informações, com o preenchimento das planilhas enviadas por e-mail.

E o melhor caminho é regularização e aquisição das licenças em desconformidade e que estão em uso em sua empresa.

Este trabalho pode não ser tão simples, e vale a pena consultar seu profissional de TI ou contar com a consultoria de uma empresa especializada como a ITS TI para execução deste trabalho.

Lembre-se que esse é um processo amigável. E é uma chance única de regularizar os softwares da sua empresa sem maiores prejuízos.

Quais os riscos de utilizar software pirata ou sem licenciamento?

Os riscos realmente existem!

Dentre eles os riscos financeiros são.

Pagamento de multas de 8 a 3000 vezes do valor unitário comercial, multiplicado pela quantidade de licenças em uso.
Pagamento de honorários advocatícios

E os riscos técnicos são;

Risco de roubo de informações, os softwares piratas geralmente contém falhas de segurança.
Falta de atualização e correção de erros.
Falta de suporte técnico do fabricante do software.

Corro risco de pagar multa a Microsoft?

Como já falamos, o processo de fiscalização Microsoft é amigável.

E a recomendação é seguir o procedimento Microsoft, com o correto preenchimento da planilha de posição atual de utilização, que é fornecida no e-mail enviado pela Microsoft.

Porém é necessário seguir a recomendação de compra da Microsoft ao final deste processo, e pronto, não terá que pagar multas ou ir ao judiciário discutir essa questão.

Porém se o empresário optar em não responder a Microsoft, emitir informações, alterar ou tentar modificar seu parque atual de computadores, é prerrogativa do proprietário do software ir a justiça para discutir juridicamente uma reparação.

Claro que é necessário passar pelo rito processual, que provavelmente vai envolver uma perícia judicial nos computadores da empresa.

E esgotado as fases processuais e com sentença favorável ao dono do software que neste caso estamos falando em Microsoft a multa pode chegara 3000 mil vezes o valor comercial do software.

Podemos citar que existe jurisprudência nesse sentido em casos envolvendo a própria Microsoft, e como resultado, a justiça concedeu ganho de causa.

Arbitrando o pagamento de multa em referência 300 vezes o valor unitário do software e ainda o pagamento das custas processuais e honorários advocatícios em 50%.

Abaixo deixamos dois links de Jurisprudência;

Esperamos ter respondido as principais dúvidas da Fiscalização Microsoft e como ela funciona.

Fale com um especialista ITS TI!

Tecnologia

Fiscalização Microsoft como funciona?